Het Stappenplan:
Maak kennis met je nieuwe AI-assistent voor complexe documenten
Dit stappenplan laat je zien hoe je een dik PDF-document, zoals een Bouwtechnisch Programma van Eisen, in no-time omzet naar een werkbaar Word-document. Daarna zet je Microsoft Copilot Pro in om snel concrete antwoorden en actiepunten te krijgen.
Geen zorgen: Dit is makkelijker dan het lijkt, en aan het eind van dit proces heb je een krachtige nieuwe werkwijze onder de knie!
Fase 1: De Voorbereiding - Van PDF naar een Schoon Word-Document
Stap 0: Verkrijg het Document
Stel je voor: je krijgt dit Programma van Eisen van een opdrachtgever zoals Portaal, of je downloadt een vergelijkbaar document van Tenderned. Je hebt nu een PDF van 20+ pagina's voor je neus. De eerste, simpele stap is om dit voor te bereiden voor je AI-assistent.
Goed om te weten: De kwaliteit van je analyse begint met de kwaliteit van je input. Copilot werkt het beste in Microsoft Word, dus een goede conversie van je PDF is de sleutel tot succes.
Stap 1: Kies je Conversiemethode
Goed nieuws: Je hebt drie eenvoudige opties om een PDF om te zetten naar een Word-document:
Optie A: Microsoft Word
Hoe: Open Word en open direct het PDF-bestand (Bestand > Openen). Word vraagt automatisch of het bestand geconverteerd mag worden.
Waarom dit handig is: Gratis binnen je M365-abonnement en je hoeft niets extra's te installeren. Werkt prima voor documenten met vooral tekst.
Let op: Kan wat moeite hebben met ingewikkelde lay-outs, tabellen en afbeeldingen.
Optie B: Adobe Acrobat Pro
Hoe: Gebruik de "Export to Word"-functie in Adobe Acrobat.
Waarom dit handig is: Zeer hoge nauwkeurigheid voor complexe lay-outs, tabellen en gescande documenten (dankzij geavanceerde OCR).
Let op: Je hebt wel een betaald Adobe-abonnement nodig.
Optie C: Online Converters
Hoe: Gebruik een online tool zoals Smallpdf of Zamzar.
Waarom dit handig is: Geen installatie nodig en vaak gratis voor standaard conversies.
Let op: Privacyrisico's bij het uploaden van gevoelige documenten en vaak beperkingen in bestandsgrootte.
Stap 2: Controleer het Geconverteerde Document
Korte check, grote impact: Controleer je nieuwe Word-document even kort op deze veelvoorkomende foutjes. Een paar minuten controle nu bespaart je later verwarring:
Tekst
Ontbrekende spaties tussen woorden, rare tekens of door elkaar gehaalde zinnen
Lay-out
Tabellen of kolommen die niet goed zijn overgenomen
Visueel
Afbeeldingen of diagrammen die zijn verschoven of ontbreken
Tip: Je hoeft niet perfect te zijn - kleine foutjes merkt Copilot meestal wel op en kan hij omzeilen.
Fase 2: De Werkwijze - Copilot Activeren en Gebruiken
Mooi zo! Nu je een schoon Word-document hebt van het PvE van Portaal, kunnen we Copilot aan het werk zetten. Dit is waar de magie gebeurt.
Stap 3: Open het Document en Copilot
Simpele stappen naar succes:
- Sla je Word-document op in je OneDrive-omgeving (dit zorgt voor de beste werking)
- Open het Word-document in de desktopversie van Word
- Klik in het bovenste lint op de Copilot-knop - kijk, de Copilot-zijbalk verschijnt nu aan de rechterkant van je scherm!
Stap 4: Kies je Analyse-aanpak
Goed om te weten: Je hebt twee simpele manieren om het document te analyseren:
1
Aanpak A: Analyseer het Hele Document
Gebruik de chat-invoer in de rechter zijbalk om vragen te stellen over het gehele document
Perfect voor: Het krijgen van een volledige samenvatting of het vinden van informatie die op meerdere plekken kan staan
2
Aanpak B: Analyseer een Specifiek Stuk Tekst
Selecteer een alinea of een stuk tekst in je Word-document
Klik op het Copilot-icoon dat in de linkermarge verschijnt
Kies "Rewrite with Copilot" om alleen dat stuk te herschrijven of stel er een specifieke vraag over
Perfect voor: Gerichte aanpassingen van specifieke onderdelen
Fase 3: De Kunst van het Vragen - Effectieve Prompts Schrijven
Hier wordt het interessant: De kwaliteit van je output hangt direct af van hoe goed je je vraag stelt (je prompt). Maar geen zorgen - met deze tips word je er snel goed in!
Stap 5: Formuleer een Duidelijke en Specifieke Prompt
Wees Specifiek
Geef zoveel mogelijk details. Vergelijk bijvoorbeeld: "Schrijf een samenvatting" met "Maak een samenvatting in 5 bullet points gericht op de technische eisen voor de installateur" - zie je het verschil?
Geef Context
Vertel Copilot wie je bent en wat je doel is. Voorbeeld: "Ik ben een werkvoorbereider. Genereer een checklist..." Dit helpt Copilot om passende antwoorden te geven.
Vraag om een Formaat
Vraag om een tabel, een stappenplan, een e-mail of een lijst met bullet points. Dit maakt het resultaat direct bruikbaar!
Stap 6: Gebruik Concrete Voorbeeld-Prompts
Hier zijn drie beproefde prompts die direct resultaat opleveren:
Voor een snelle samenvatting:
"Ik ben een werkvoorbereider en moet dit PvE snel begrijpen. Vat de belangrijkste uitgangspunten van dit document samen in 5 bullet points."
Voor het vinden van specifieke informatie:
"Zoek in dit PvE alle eisen voor de badkamerinrichting van de huurwoningen. Toon de resultaten in een tabel met de kolommen 'Onderdeel', 'Eis' en 'Paginanummer'."
Voor het genereren van een actieplan (checklist):
"Creëer op basis van dit document een complete kwaliteitscontrolechecklist voor de buitenkozijnen, -ramen en -deuren. Organiseer de checklist per onderdeel en vermeld de specifieke eisen waaraan voldaan moet worden."
Het Resultaat
Door deze gestructureerde aanpak te volgen, transformeer je een onoverzichtelijk document op een efficiënte en betrouwbare manier in een praktisch en waardevol actieplan.
Gefeliciteerd! Je hebt nu een krachtige nieuwe werkwijze onder de knie die je tijd bespaart en je werk nog professioneler maakt.
70%
Tijdsbesparing
Laat Copilot het zware werk doen
100%
Professionele kwaliteit
Dankzij jouw vakkennis
30%
Professionele controle
Jouw expertise maakt het verschil